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2021年2月28日 星期日

【領導力】新官上任,善用領導三個燈

 文:汪士瑋

「顧問,今年因為疫情期間,我們成功導入線上學習,完成各個分公司風險分散的過度,也創造了公司內部的知識提取的價值,那時我在居家隔離時還能遠距帶大家完成這項工作,主管公開表揚,也把這個專案獨立成部門,我成為這個部門的小主管。」

「工作內容我很喜歡,不過現在的部屬都是我以前的同事,有些還是我的前輩,有工作要交辦的時候,有些前輩對我的任務分配總是有意見,甚至我也覺得,不太好意思把工作發給他們,可是我自己又做不完一個部門的事情。經理發現我們部門績效下滑的狀況,上次還叫我去談話,要我著手改善領導技巧,現在我應該要怎麼做呢?

被經理交代要改善以後,Jason想起先前有聽HR提到公司提供的諮詢服務,第一時間就打電話預約了管理諮詢,希望能夠幫助他突破眼下的瓶頸。

看著略略皺眉的坐在我的面前述說著他面對的處境,我可以體會的到身處在上層與部屬雙重壓力下,Jason心理的壓力。

你覺得Jason面臨的問題有那些?
如果你是Jason,哪些狀況你會列為優先處理呢?

有句話說:新官上任三把火,意思是說當新任主管想要坐穩位子,需要快速推動新的做法、措施,把自己的威信做出來。但其實這個說法,對於基層的新任主管來說,可能並不適合。

Jason的狀況,如果他想要推動三把火,很可能部門同仁在沒有共識的狀況下,更不知道如何與他配合,反而造成部門內的溝通成本與業務推動,會更加的困難。特別針對現在新世代員工多半自有主張,也會發表意見。如果主管只是命令型,用單向方式去推動想法、政策,也會跟員工的想法漸行漸遠。

因此,針對新接任的主管們,建議您可以採取綠、黃、紅燈的三燈原則,讓自己在新接任的時間,與同仁們一起培養出屬於新團隊的默契。

1.  綠燈原則
多花些時間跟同仁們相處,才能夠了解同仁的強弱項能力,以及在未來組織裡的工作適配性、與同仁對工作的個人期待。這個階段跟同仁培養關鍵,希望幫助新任主管掌握跟同仁的獨特溝通方式。例如:他喜歡挑戰型任務還是事務型任務;他喜歡事前做準備與思考,還是多半靠臨場反應,懶的預作準備?

2.  黃燈原則
對於部門內的模糊地帶,如果適合,主管可以把議題丟出來,讓大家一起討論形成共識。主管可以在這個過程中,看到同仁裡的意見領袖,以及大家面對模糊地帶時的思維模式。例如:此員工比較傾向於個人思維,還是會為大局著想?當規則訂定下來,主管就要把握原則,運用公告、教導、檢核的步驟去進行落實,逐步建立主管的威信。

3.  紅燈原則
對於部門的重要專案、各項年度指標、公司重視的文化與價值觀,就是主管要盯緊的目標,也是部門存在的原因。這時,可以透過與同仁的個別會談,將大目標分配到個人績效考評的行動中,讓同仁的日常行動,可以扣緊部門的核心績效。

像是Jason的狀況,舊的同仁也在揣摩新任主管的領導風格、彼此要如何合作;如果Jason只是把工作接到自己手上,這樣反而讓同仁失去成長磨練的機會,也會讓Jason減少了自己在人員調度、溝通上的磨練機會。

新任主管,意味著你的某項能力被肯定,也同時有一些新的能力,也需要在這段時間培養起來。好好地分析一下,上述的綠黃紅燈原則裡,哪一個層面的溝通,對你來說比較困難呢?趁自己是新手主管,好好培養這個自己現在還不熟練的技巧,你所花的時間與精神,不只對現在管理同仁與部門溝通有效,也會對未來當你有機會要管理更多的人、更複雜的專案、獲得職場上更廣闊的發展,有非常正向的助益!

如果你在新任主管的適應過程當中,想進一步了解綠黃紅燈原則的運用,或是希望在運用的過程中,有顧問可以一起參與,提供你客觀的建議與討論,歡迎你預約顧問VIP諮詢運用綠黃紅三個燈,幫助自己建立一個有默契,也有界線的優質團隊!!

圖片來源:Shutterstock

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