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2018年8月9日 星期四

【連動式溝通】溝通把握「聽、他、作」,職場協作快樂GO

文:汪士瑋

昨天晚上參與的一場會議,原本看似截然不同的幾個建議,因為大家試著站在傾聽、利他,協作每個人完成的角度,不但彼此順利達成共識各有發揮,還敲定了分工,提早結束了會議。

我想起多年前的那場讓我尷尬不已的會議,更加理解了當時老總的用意!這門代價不菲的課,我過了十多年還在學呀。
那年,還在公司負責產品的部門,手邊經常超過上百項產品在同步研發、製作與QC,不只系統、不只單品、還有各種組裝加工、各家廠商、各種配件、進度的環環相扣...行銷單位要趕上用戶的需求、生產單位要趕上發行的時間,常常在生產與行銷單位被追逐著不可能的任務。

有時日期明明做不到,我會擔心拖累後端製程,總抱著一絲希望要努力拼拼看;有時日期得畫押,我也會擔心出了會議室,同仁們手邊的排程是否還承受得了。於是常常在協調我家的品項時,我總會想東想西想求全,實在很難乾脆!

有一次,關心參與的老總,當著所有一級主管的面,突然把主持的任務丟給了我,調轉過來要我去協調這些品項,所有生產與行銷的時間與流程。一驚!原本只要回答問題就已經夠躊躇的我,怎麼突然得主持這麼大型的會議,我需要準備呀,誰快來救我!

透過視訊會議從各地連線的大家,你看我我看你,都感染著在台北這端我的尷尬~大家想幫講話幫解圍,被老總一一制止,硬是等著尷尬半天說不出話的我。我硬著頭皮一個品項、一個品項的詢問,這個送製時間可不可以、組裝時間夠不夠、配送要多久、行銷來不來得及...。不過半小時時間,只負責對著麥克風說話的我,忙得滿頭大汗,心臟都快停了,彷彿過了兩小時那麼久...。

不到三十歲的我,被所有主管支持著、陪伴著練兵「表達」的半小時,這是一堂著實寶「貴」的實作課程!

經過這場震撼教育後,我們訂出來的時間,可信度增加了,也不再跟其他單位這麼針鋒相對,彼此有了更多的信任與默契。不過,對於主持會議,我想還是能免則免,心臟要很大顆呀。

為什麼在溝通的時候,會有這麼多困難?

因為溝通的時候,彼此都會考量,溝通時的得、失與影響的範圍,你是,對方也是。這是個包含「自己想法」、「對方想法」、「溝通期待」的連動過程。因此我們需要同時考慮自己、考慮別人、考慮溝通的目的,才能有效促進溝通。想要朝向正向溝通,提升溝通效果,上述三個角度都很重要,也不能偏廢其一,才能讓溝通更加順利。

反之如果你只是一昧的堅守立場,別人聽起來就是在被說服;
如果你只是習慣性地配合他人,別人久了就會忘了你的立場;
如果你完全任務導向,只是飆速的朝向預設的溝通期待,彼此就容易變成工具人的對待,而失去溝通裡的人味!

學習表達自己的立場,並把握以下三個步驟
1.傾聽
2.利他
3.協作

一次一個環節的調整,溝通就有機會開始產生省力、正向的連動效果!

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